Bedreigingen kunnen kansen worden …

Patricia Goudswaard is directeur van vb&t Makelaars en Huisportaal.nl.  In deze blog vertelt ze over de ontwikkelingen tijdens corona.

Mijn collega omschreef het in haar eerste blog goed en geeft alleen maar aan hoe het gros van de makelaarskantoren achterlopen in het digitale en geautomatiseerde tijdperk. Vanuit allerlei hoeken worden we benaderd door partijen die ons willen helpen om digitaal sterk te zijn, denk aan online ondertekenen, facturatie, marketing automation etc. Maar redelijk verbaasd en met de staart tussen hun benen druipen ze bij ons af om vervolgens te bellen naar het volgende makelaarskantoor op hun lijstje… Want ben eerlijk… de kans van slagen is groot binnen onze branche voor deze bedrijven. Maar niet bij ons!!

Niemand had kunnen voorspellen dat de Corona crisis op de loer lag. En alhoewel de woningmarkt daar nu nog niet negatief op lijkt te reageren, zal het innovatieve en flexibele karakter van een kantoor van cruciaal belang zijn voor de maanden die komen gaan. De markt lijkt nu te reageren op iets wat komen gaat. Beter nú je huis verkopen dan over een aantal maanden, want wie weet waar we dan staan.. Op dit moment is het hierdoor ongekend druk. Maar aan de andere kant beginnen de werkeloosheidscijfers sterk op te lopen. In Zuidoost Brabant zelfs een verviervoudiging. De vraag naar woningen is nog steeds ongekend hoog, maar blijft deze vraag overeind? Hoe kan je dan zorgen dat je je bedrijf klaar maakt voor het onbekende? Ervoor zorgen dat je met je bedrijf zo flexibel als mogelijk kunt meebewegen.

De ontwikkelingen binnen vastgoed staan zeker niet stil. Steeds meer startups lanceren systemen die het handwerk van medewerkers steeds meer weg zullen nemen. Ook wij hebben ervoor gekozen om processen vergaand te digitaliseren en te automatiseren, waardoor we met een kleiner backoffice-team zijn gaan werken. Wij werken bijvoorbeeld met Eye-move als CRM systeem. Zeker niet het makkelijkste systeem om naar over te stappen, maar met de juiste en volledige aandacht tijdens de implementatie creëer je een maatwerk systeem geheel ingericht op jouw bedrijf. Tal van werkzaamheden komen in zijn geheel te vervallen bij de backoffice, waardoor zij meer tijd over hebben voor het persoonlijke klantcontact. Ons CRM systeem kan is een open systeem en kan dus makkelijk gekoppeld worden aan andere platforms zoals bijvoorbeeld het online organisatieplatform van Effytool waar wij mee werken. Waar Eye-move zich vooral richt op de communicatie naar buiten, richt Effytool zich op het interne bedrijfsproces. Alle instrumenten waar wij gebruik van maken komen samen in het dashboard, welke je op elk moment van de dag inzicht geeft over waar je organisatie staat. Dit maakt het mogelijk om snel te schakelen bij veranderingen in je bedrijf of in de markt. Daarnaast zijn we de afgelopen 2 jaar met 4 fte minder gaan werken op de backoffice en dat terwijl de aantallen in verkoop/aankoop alleen maar toenamen. Deze 4 fte hebben we weer op andere functies binnen onze vb&t organisatie in kunnen zetten.

Zijn we hierdoor het persoonlijke contact aan het verliezen? Absoluut niet! We hebben hierdoor juist weer ruimte gekregen om onze backoffice meer aan het woord te laten met de klanten. De functienaam van onze “binnendienstmedewerkers” hebben we dan ook aangepast naar hospitality manager. Zij zijn juist het visitekaartje van het kantoor! Laat hen alsjeblieft voldoende ruimte hebben om de klanten goed te woord te staan en te verwijzen naar de dienstverlening de ze nodig hebben. De meeste makelaars zitten niet te wachten op het doen van administratie. Ook voor hen geldt dat er zo veel mogelijk is geautomatiseerd, dat de kans op fouten maken ook nog eens minimaliseert.

Wij zien soms websites waar vastgoed wordt aangeboden en waar het onmogelijk is gemaakt om contact te leggen, tenzij je jezelf inschrijft. Wat ons betreft een gemiste kans… Zorg dat je het voor 80% online goed hebt ingericht, maar blijf je concentreren op die laatste 20%! We vinden het toch allemaal fijn om even je persoonlijke situatie toe te kunnen lichten? Zeer zeker als het gaat om je nieuwe woning! Dit ervaren wij ook bij Huisportaal.nl. Huisportaal.nl is een online makelaarsdienst in Nederland die wij eind 2019 hebben overgenomen. Het gehele proces van verkoop van de woning verloopt compleet online, maar toch worden we telefonisch veel benaderd. Al is het maar om vertrouwen te geven over de service die we verlenen én dat je nog steeds met mensen te maken hebt, in plaats van enkel met digitale systemen.

Wat we gaan leren van deze crisis? Ik denk dat we kunnen zeggen dat we er nu al veel van geleerd hebben en ik hoop dat het blijft hangen. Ook als deze crisis blijkt mee te vallen of als het straks na een dieptepunt weer beter wordt.

• Met thuiswerken is niets mis, mits je overzicht kan blijven behouden van wat er binnen je organisatie gebeurt. Zonder ons organisatieplatform had ik daar waarschijnlijk veel meer moeite mee gehad. Nu kan ik op afstand bijsturen waar nodig.
• Digitale overleggen. Ik hoop in de toekomst hier een goede balans in te gaan vinden. Want na vier digitale overleggen op 1 dag zie ik redelijk dubbel. Nog méér dan anders ben je met je telefoon/IPad/computer bezig. Daarnaast mis ik het vooral om onder de mensen te zijn, je medewerkers weer te begroeten en een uitje te organiseren. Voor de overleggen die elders in Nederland plaatsvinden zouden we het véél vaker moeten organiseren. Dit komt ten goede aan je agenda, het verkeer en het milieu.
• Online zichtbaarheid is van cruciaal belang. Nu onze potentiële klanten meer thuis verblijven en dus nog meer online onderzoek zullen doen naar serviceverleners, is je online zichtbaarheid van groot belang. Wij hebben de budgetten voor marketing dan ook maar minimaal aangepast. Kritisch durven kijken naar je eigen processen, door zelf alle aangeboden online stappen eens te doorlopen opent weer mogelijkheden en kansen.
• Betrek je team nog veel meer bij de interne besluitvormingen. Enkel dan krijg je begrip voor de keuzes die gemaakt worden en zal het team er alleen maar sterker van worden. Maak het team onderdeel van eventuele bedreigingen en laat hierdoor creativiteit naar boven komen die deze bedreigingen kleiner maken. Het zal je verbazen hoeveel creativiteit er soms onderbelicht blijft… Bedreigingen worden ineens kansen.

Soms wordt ons vb&t kantoor als “log” beschouwd. En ja, met de vb&t Groep zijn wij een groot dienstverlenend bedrijf, met 7 aandeelhouders en ruim 250 medewerkers in dienst. Onze grootste bedrijfsonderdelen zijn vb&t VvE diensten en vb&t Vastgoedmanagement. Onze schouders zijn breed en zijn juist daardoor in staat om samen innovatieslagen te maken voor díe bedrijfsonderdelen waar het nodig is om voorop te lopen in de vastgoedmarkt. Ieder bedrijfsonderdeel heeft bij ons zijn eigen unieke werkwijze en identiteit.

Maar voor elk bedrijfsonderdeel geldt een eigen persoonlijke benadering, zowel B2C als B2B en dat onder de paraplu van vb&t. Al ruim 50 jaar een vertrouwenspartner als het gaat om vastgoed en menig crisis goed heeft doorstaan. Wel zo’n prettig gevoel als de tijden even niet mee (komen te) zitten…

Benieuwd naar onze aanpak? Onze collega’s van vb&t Makelaars helpen je graag verder. Voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak kan je uiteraard contact met ons opnemen.