Goedemorgen mevrouw Nooijen, heeft u een paar minuutjes tijd voor mij?

Christel Nooijen-van Lierop is werkzaam als directie-assistente en begeleidt ook de hospitality managers op onze vestigingen. Daarnaast is ze verantwoordelijk voor het optimaliseren en implementeren van software-pakketten, connecties tussen portals en het digitaliseren van work-flow processen.

In deze blog vertelt ze over de digitalisering die vb&t Makelaars heeft doorgemaakt.

“Goedemorgen mevrouw Nooijen, heeft u een paar minuutjes tijd voor mij?”

Zo begint het telefoongesprekje dat binnenkomt met een voor mij onbekend nummer. “Mag ik vragen hoe jullie de benodigde documenten die nodig zijn voor de verkoop binnenkrijgen en bewaren?” De radartjes in mijn hoofd beginnen al te ratelen.. en eigenlijk weet ik al welke vraag er daarna gaat komen.. “Want wij kunnen u vanaf vandaag helpen met de digitalisering daarvan!” Bingo! Ik heb het goed geraden! Een verkoper die een mooi digitaal systeem kan leveren in het kader van geen papiergebruik meer in de makelaardij. Top zou je denken, meteen implementeren die hap! Dit is de toekomst!

Jammer.. dat telefoontje is al behoorlijk achterhaald voor onze kantoren. En met “behoorlijk” bedoel ik inmiddels zo’n ruim 3 jaar! Het gesprekje met deze verkoper is dan ook snel beëindigd, hem achterlatend met wat denkwerk.

Want onze makelaarskantoren werken niet met documenten op papier, bij ons slingert er niets rond in kasten of liggen er stapels dossier op de bureaus, én lopen onze makelaars dus ook niet rond met een oranje dossiermapje vol woningdocumenten. Niets van dat alles.. en dat dus al 3 jaar niet meer.

Begin 2017 zijn onze kantoren gestart met het digitaliseren van alles wat ook maar enigszins gedigitaliseerd en geautomatiseerd kon worden. Onze dagelijkse werkzaamheden moesten makkelijker en sneller kunnen, maar ook inzichtelijk zijn voor onze klanten. De dagelijkse werkzaamheden voor onze hospitality managers (backoffice) en makelaars worden bij ons al lang niet meer afgevinkt op een papieren lijstje.

Want stel je eens voor: bij elke nieuwe verkoop werd eerst een dossiermapje gepakt, een papiertje gepakt met daarop uitgetypt wat er allemaal moet gebeuren voordat de woning op Funda beland.. denk daarbij maar eens aan: alle benodigde documenten ontvangen, fotograaf inschakelen, foto’s ontvangen, brochure maken, brochure bestellen, brochure versturen naar verkoper, raampresentatie printen etc. etc. Dat papiertje werd dan met nietjes gehecht aan het dossiermapje en daar kon je dan met pen een vinkje zetten als je die taak had afgerond. Ja echt.. een vinkje op papier zetten! En als alle vinkjes waren gezet, dan stond de woning op Funda. Zó 2016..

Hoe dat nu dan gaat? Gedigitaliseerd en geautomatiseerd! Ik zal niet te technisch worden nu, maar door koppelingen tussen verschillende online platforms, kunnen we in het ene systeem de afspraak plannen, kunnen we in het andere systeem de opdracht klaarzetten, kunnen de makelaars ter plekke bij de klant op hun IPad verdere gegevens invullen én eventueel meteen digitaal ondertekenen, komen deze gegevens dus ook weer meteen in beide platforms terecht en worden er automatisch verschillende taken voor diverse personen aangemaakt. Wat dus eerst werd uitgevoerd met het hierboven genoemde met nietjes vastgemaakte papiertje, in dat oranje papieren dossiermapje..

Het mooie is dat onze klanten vanuit thuis alle benodigde documenten zelf kunnen uploaden in het eigen digitale dossier (het IDD). Ook het invullen van de lijst van zaken en vragenlijst kan vanuit de luie stoel thuis. Deze lijst van zaken komt dan óók nog eens automatisch in de brochure terecht én t.z.t. in de koopakte! “Gewoon” met 1x invullen vanuit de luie stoel thuis! Als je dan nagaat dat dat dus nog niet zo lang geleden op papier werd ingevuld, per post naar kantoor werd verzonden, in dat oranje dossiermapje werd gestopt, bij het opstellen van de brochure netjes werd overgetypt en daarna ook nog eens in de koopakte werd getypt (en maar vinkjes zetten op dat papiertje), kun je je voorstellen hoeveel tijd dat scheelt. Tijd die wij nu gebruiken in meer persoonlijk contact met onze opdrachtgevers. Meer kunnen overleggen met hen over bijvoorbeeld de te gebruiken foto’s voor Funda, het opstellen van een brochure en overige vragen die er kunnen ontstaan m.b.t. het algehele verkoopproces. Maar uiteraard ook meer tijd voor het te woord staan van de kandidaten die gaan bezichtigen en een afspraak willen plannen. Alhoewel dat bij sommige woningen dan ook weer online gepland kan worden..

Daarbij kunnen onze verkopers in het IDD alle opvolging continue inzien. Zijn de foto’s klaar? Dan staan deze ook automatisch in het IDD.. Is de woningtekst klaar? Deze kunnen ze alvast lezen in het IDD. Ze kunnen zelfs de bezichtigingsafspraken goed- of afkeuren, waarna de bezichtiger dan weer automatisch een mailbericht ontvangt dat deze op het gevraagde tijdstip welkom is! Uiteraard zonder dat de verkoper alle persoonlijke gegevens van kandidaat ziet. We zijn natuurlijk ook nog eens AVG-proof hè..

En een raampresentatie?? Op papier printen en voor het raam hangen? Nee hoor, zodra een woning doorgezet is naar Funda, wordt de woning met alle benodigde informatie automatisch gepresenteerd op grote tv-schermen, welke hangen voor het raam van elke vestiging! En is de woning “onder bod”, “verkocht onder voorbehoud” of “verkocht”, dan wordt dat weer automatisch aangepast op het scherm..

Och, zo kan ik door blijven gaan met wat er allemaal digitaal en automatisch gedaan wordt binnen onze kantoren. Er is zó ontzettend veel mogelijk! Het belangrijkste voor ons is dat onze klanten het gehele proces continue kunnen volgen, daar zelf ook invloed op hebben én we daardoor enorm transparant zijn m.b.t. onze werkzaamheden voor hen. Daarbij scheelt het tijd (tijd welke we dus liever steken in persoonlijk contact) en slingeren er geen gegevens rond die conform alle nieuwe wetgevingen niet meer rond mógen slingeren.

Bij ons zie je dus geen oranje dossiermapjes onder de armen bungelen van onze makelaars.. Je weet nu waarom dat zo is..

Benieuwd naar onze aanpak? Onze collega’s van vb&t Makelaars helpen je graag verder. Voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak kan je uiteraard contact met ons opnemen.